01 بهمن 1396
آموزش مدیریت زمان

آموزش مدیریت زمان

راه های مدیریت زمان که می تواند کاراییتان را بهبود بخشد


تعاملات شما با دیگران وقت زیادی از شما می گیرد. شما می توانید این هدر رفت زمان را با یادگیری استراتژی های مدیریت زمانی که برای شما تعاملات سازنده را ایجاد می کند، از بین ببرید. شما می توانید کارایی تان را با بهبود کیفیت ارتباطات خود به حداکثر برسانید.
 
نداشتن یک ارتباط شفاف نوعی هدر دادن زمان است
یکی از اصلی ترین مواردی که باعث هدر رفتن زمان می شود مساله نبود یک ارتباط شفاف و واضح بین افراد در مورد وظایف، اهداف و نقش هاست. مردم نمی دانند از آن ها انتظار می رود چه کاری انجام بدهند، چگونه آن را انجام دهند و با چه میزان این کار را باید انجام دهند.
نداشتن ارتباط شفاف عموما منجر به ناکارآمدی، عصبانیت، ناخوشنودی و سرخوردگی می شود. معمولا به زمان زیادی برای واضح کردن موضوع و رفع مشکل پیش آمده ناشی از این سوءتفاهم نیاز است تا بتوان وضعیت را به حالت عادی خود برگرداند.
شاید چیزی در حدود هضتاد و چنج درصد از شادی ها و ناراحتی های شما در زندگی به نوعی با مردم مرتبط باشد. مساله عدم درک درست از یک ارتباط و شفاف نبودن آن باعث یک هدر رفت بزرگ در زمان شما می شود، همچنین به میزان قابل توجهی کارآمدی شما را تحت تاثیر قرار می دهد. در پایان ذکر این نکته لازم است که تمام این مشکلات با یک مدیریت زمان مناسب قابل حل است.
 
واضح نبودن اولویت ها و سطح کارایی
نداشتن درک درست از اولویت ها اغلب کار شما را به کاری اشتباه، در زمان اشتباه و کاری با دلیل نادرست تبدیل می کند. گاهی این مساله می تواند به سطح اشتباهی از کیفیت منجر شود و یا اینکه شاید مشکل این باشد که شما در حال کارکردن برای فرد اشتباهی هستید.
یک عامل بسیار مهم برای انگیزه بالا در کار که باعث افزایش کارایی می شود مساله " دانستن دقیق آنچه که از ما انتظار می رود" است. به بیان دیگر اصلی ترین شکایت و عامل کاهش انگیزه کارکنان همین "ندانستن چیزی که از آن ها انتظار می رود" است.
به منظور از بین بردن اتلاف زمان و افزایش کارایی، شما نیاز دارید که کارتان و آنچه انتظار می رود انجام دهید را به روشنی درک کرده باشید. شما نیاز دارید نسبت به نتایج لازم و استانداردهای اجرایی به صورت روشنی و شفافی توجیح باشید. باید نسبت به ضرب العجل ها و زمان بندی ها کاملا  اشراف داشته باشید. شما حتما باید به روشنی از پاداش ها برای انجام خوب یک کار و یا عواقب درست انجام ندادن آن آگاهی داشته باشید. در پایان یادآور می شویم اگر قصدتان برای مدیریت زمان جدی است، شفافیت و روشنی همان چیزی است که می خواهید.
 
واگذاری وظایف به صورت نادرست و مدیریت ضعیف زمان
واگذار کردن نادرست کار به دیگران یا از سمت آن ها به شما، یکی از عوامل به وجود آمدن مشکلات و نا امیدی بین کارمند و مدیر می باشد. این کار یکی از اصلی ترین عوامل هدر رفتن زمان می باشد اما یک تکنیک موثر مدیریت زمان برای آن وجود دارد.
یکی از بخش های مهم رسیدن به موفقیت در زندگی این است که بهترین تصور را از نیات و خواست هرکس داشته باشیم. شما نیز حتما فکر کرده اید که هر فردی می تواند کاری را که به خوبی انجام دهد که به آن نگاه خوبی دارد و فکر می کند باید انجام دهد. واگذاری وظایف به صورت ضعیف یکی از مهمترین عوامل کارایی پایین افراد با استعداد می باشد و باعث انجام کار اشتباه توسط آن ها می شود. تمام این مسائل باعث می شود که فرد احساس بی فایده بودن و ناخشنودی نماید.
 
نامشخص بودن اختیارات و سلسه مراتب
یکی دیگر از مواردی که باعث اتلاف زمان می شود مشخص نبودن اختیارات و مسئولیت هاست. در این حالت افراد نمی دانند که چه کاری باید انجام دهند، چه زمان این کار تمام خواهد شد و سطح استاندارد کیفیت برای انجام آن کار چقدر است. این مساله که باید به چه کسی گزارش دهند آن ها را گیج می کند، از خود می پرسند چه کسی مسئول است؟ چه کسی رئیس است؟
اطلاعات ناکافی
یکی از مهمترین دلایل اتلاف زمان در کسب و کار، اطلاعات ناکافی است. این اطلاعات ناقص منجر به فرضیات و نتیجه گیری های نادرست خواهد شد که قطعا باعث کاهش کارایی فرد می شود. شاید کمی به نظرتان عجیب باشد که چطور برخی از مردم بر اساس این اطلاعات نادرست، فرضیات و نتیجه گیری های نادرستی می کنند.
یک سرپرست ماهر زمان کافی برای طرح کردن سوالات خود در نظر می گیرد، او به دقت به پاسخ های گرفته شده گوش فرا می دهد و پس از آن تصمیم گیری می کند. اگر اطلاعات بدست آمده دارای نقاطی مشکوک باشند این افراد سعی می کنند با بررسی دقیق تر اطلاعات از صحت آن ها اطمینان حاصل کنند.
 
جلسات بی هدف و مکرر
بسیاری از جلسات، یا جلسات بی هدف عموما بدون دستور جلسه، جهت و نتیجه خاصی به پایان می رسند که این مساله خود وقت زیادی از افراد تلف می کند. این گونه جلسات عموما بدون نتیجه شروع و به پایان می رسند. در این جلسات هیچ مشکلی حل نمی شود و هیچ تصمیم مفیدی گرفته نمی شود. عموما در این جلسات هیچ مسئولیتی به کسی داده نمی شود و برای کاری زمان بندی عملی در نظر گرفته نمی شود. این جلسات قاتل زمان هستند و هیچ سودی برای شما نخواهند داشت پس تا آنجایی که می توانید از آن ها پرهیز نمایید.
 
عدم شفافیت در مورد شغل
فقدان اطلاعات یا شفاف نبودن ارتباطات در مورد مسائل مهم و تاثیرگذار بر کار فرد، توانایی زیادی برای هدر دادن زمان دارد. در بررسی انجام شده بر روی انگیزش کارکنان و میزان بهره وری، بهترین شرکت به عنوان مکان هایی تعریف شد که فرد در آن ها احساس کند که به عنوان یک مهره درونی و آگاه نسبت به آن چه در مجموعه می گذرد، در آن شرکت کار می کند. بدترین مکان ها برای کار نیز جاهایی توصیف شد که فرد در آن از آنچه در آنجا می گذرد اطمینان نداشت. در این شرایط، افراد در مورد مسئولیت هایشان اطمینان ندارند، در مورد کارشان به یقین نرسیده اند و در مورد هر عامل ریسکی بسیار محتاط هستند. وقتی فرد نداند چه چیزی در حال جریان است دور از انتظار نخواهد بود که شاهد کاهش انگیزه و عملکرد باشیم.
افراد باید هر آنچه که در شرکت شان می گذرد و با کاری که انجام می دهند در ارتباط است را بدانند. شرکت های موفق و پیشرو، جو باز و صادقانه ای با کارمندان خود دارند و این مساله باعث ارتقای سلامت شرکت ها خواهد شد.
کارمندان باید بدانند که چه چیزی در حال وقوع است تا بتوانند تصویری از آنچه که باید باشند و انجام دهند را برای خود ترسیم کنند. وقتی کارمندان در توجیه نشده باشند شاهد میزان زیادی از اتلاف زمان مرتبط با بحث ها، تصمیمات و شایعات خواهیم بود که در نهایت همه این مسائل موجب کاهش میزان کارایی آن ها خواهد شد.

ورود به متاکار